Animez une réunion avec efficacité !
Dans toutes les entreprises du monde, on est appelé à tenir des réunions. Certaines ont même la réunionite aigue. Des études sérieuses ont pourtant prouvé que la plupart étaient improductives et ennuyaient les collaborateurs qui y participaient. Voici quelques pistes toutes simples pour éviter ces pertes de temps et animer vos réunions avec efficacité.
Une bonne réunion : les conditions matérielles
Pour être efficace, une réunion doit tout d’abord respecter certains principes au niveau organisationnel :
- Un nombre équilibré de participants. Entre 7 et 12 participants, la réunion aura toute chance d’être productive. A moins de 7, on risque de tourner en rond. Plus de 12 personnes et ça dérapera vite dans la cacophonie.
Mais attention : seules les personnes vraiment intéressées par le sujet doivent y prendre part. Il faut toujours cibler vos invités. - Un local adapté au nombre de participants. Si les personnes sont entassées les unes sur les autres, le stress montera très vite. Si par contre, elles sont trop éloignées, « l’effet de groupe » sera tout à fait dilué et la réunion perdra en intensité.
- Prévoir des pauses café en suffisance, en fonction du timing prévu. Si les participants ont faim ou soif, ils perdent vite leur attention et se dispersent.
Contenu de votre réunion
Celui qui décide de la réunion doit impérativement s’adapter aux préoccupations des participants. Dans certaines entreprises, tout le monde discute de tout. C’est évidemment tout à fait contre-productif. Au contraire, il faut que les sujets abordés soient pertinents et bien structurés. Pour cela, toujours prévoir un ordre du jour détaillé, qui idéalement est envoyé aux participants quelques jours avant.
Entre deux réunions, s’écoule un temps plus ou moins long. Pour rafraîchir la mémoire des personnes présentes, il est conseillé de commencer chacune par un petit résumé de la réunion précédente. Ensuite, il est très utile de préciser les grands objectifs de la réunion en préambule et ce, pour éviter qu’on ne s’égare par la suite.
Gestion de votre réunion
C’est le point principal : pour avoir une bonne réunion, il faut avoir un bon animateur. Idéalement, cette personne ne participe pas aux débats, mais dicte « le tempo », donne puis reprend le parole, synthétise les idées émises, etc. Il est le gardien du temps et du respect de l’ordre du jour.
Ce n’est pas une tâche facile, notamment quand il s’agit de gérer de fortes personnalités. L’animateur doit se montrer énergique pour garder le contrôle du groupe, sans ne vexer personne. En effet, si une personne prend sans cesse la parole ou monopolise le débat pour des choses anecdotiques, il doit pouvoir le recadre en douceur. En résumé, "une main de fer dans un gant de velours" serait la formule idéale pour qualifier le bon animateur de réunion.
En parallèle, il est aussi très important de désigner un rapporteur – appelé aussi secrétaire, greffier, scribe, dactylo, etc. – qui prendra note de tout ce qui se dit et se chargera ensuite de rédiger le procès-verbal de la réunion. Cette personne doit être différente de l’animateur pour que celui-ci puisse se concentrer sur son travail d’animation.
Enfin, et ce n’est pas le moins important, pour avoir une bonne réunion, il faut une bonne discipline. Si tout le monde parle quand il veut, coupe ceux qui s’expriment, discute avec son voisin, se lève sans arrêt…la réunion ressemblera à un « bazar », totalement décousu et inefficace. Et tout le monde perdra son temps ! Or, dans toute entreprise, le temps c’est précieux ! Ne le gaspillez pas !
Personnellement, j’ai assisté à de nombreuses réunions "bordéliques" dans des entreprises. Aujourd’hui, je sais pourquoi et je connais les pièges à éviter.
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